Mauvaise connexion, son en décalage…les problèmes techniques lors des réunions à distance par visioconférence sont courant. Lorsque ces réunions se passent entièrement dans une langue étrangère, la transmission des informations claires et compréhensibles devient encore plus problématique.
Une bonne préparation en amont et une bonne connaissance du vocabulaire technique vous permettent bien sûr de participer efficacement à des réunions virtuelles avec des homologues ou des clients internationaux. Cependant, quand il s’agit de gérer des situations où on ne maîtrise pas parfaitement la langue utilisée, il y a de bonnes pratiques qui peuvent vous aider à vous en sortir tout en gardant votre crédibilité professionnelle.
Pour ce qui concerne la langue anglaise, voici quelques astuces pour bien réussir vos visioconférences avec les anglophones :
- Eviter la phrase « I don’t understand »
Vous comprenez globalement le sens de la conversation qui se passe en ligne mais tout d’un coup vous perdez pied. Que faire ?
Deux options se présentent :
- Faire semblant d’avoir compris, en espérant que le sens deviendra clair plus tard
- Faire savoir que vous n’avez pas compris
En adoptant la première option, vous risquez bien évidemment de rater des informations importantes. La deuxième option comporte moins de risques, mais en utilisant les phrases comme « I don’t understand » ou bien « Sorry, I don’t understand » (surtout avec les britanniques pour qui le mot « sorry » est indispensable !), vous pourriez
- Donner l’impression que vous n’avez pas la capacité à comprendre le sujet ou
- Donner l’impression que vous pensez que votre interlocuteur s’est mal exprimé
Il faudrait donc communiquer votre souci de compréhension en indiquant clairement que vous êtes tout à fait capable de comprendre le contenu des propos de votre interlocuteur et que celui-ci s’exprime de façon parfaitement juste, mais qu’il s’agit d’un léger problème de communication seulement.
Les phrases comme « Sorry, I don’t follow you » ou « Sorry, I didn’t catch that” sont mieux adaptées à la situation et sont mieux perçues dans un contexte professionnel.
2) Demander les clarifications :
Une fois que vous avez indiqué que vous avez momentanément perdu le fil de la conversation, il faut rétablir la communication rapidement afin de continuer la discussion. Là encore, vous avez deux options :
- Utiliser les phrases classiques comme « Could you say that again please? » ou « Can you repeat that please?”.
Si vous demandez à votre interlocuteur de répéter, vous aurez la possibilité de réécouter, mais vous allez entendre exactement la même chose, les mêmes mots… et vous risquez de ne pas comprendre une deuxième fois.
- Opter pour une question comme « Could you expand on that? » ou « What do you mean exactly?”.
Pour répondre à ces questions, une simple répétition ne suffit pas. Votre interlocuteur sera obligé de vous donner des explications plus détaillées que vous aurez sans doute plus de chance de comprendre. Encore mieux! – glissez des verbes à particules dans vos questions, comme « go through » ou « run through » (revoir, reprendre) : « Could you run through that again ? » / « Would you mind going through that again?”.
- Demander des précisions:
Vous avez réussi à avoir des clarifications et à mieux comprendre l’échange, mais il vous manque peut-être des détails. Cependant, demander les explications encore une fois serait un peu délicat…Il vous faut un moyen d’obtenir les précisions de manière plus ciblée. Par exemple, en planifiant la prochaine réunion, si vous ne saisissez pas la date ou l’heure proposée, vous pouvez demander « When did you say ? » ou « What time did you say ? ». Un endroit : « Where did you say ? ». Une quantité : « How much/How many did you say ? ». Vous aurez des informations importantes sans avoir trop interrompu la conversation.
En parlant des chiffres, faites attention au « piège » des nombres comme 50/15 ou 60/16 que même les anglophones ont du mal à distinguer. On peut éviter les malentendus en demandant « Did you say fifty or fifteen ? ».
Bien sûr, ces questions s’utilisent également lors des conversations téléphoniques. S’il s’agit de recevoir et noter les informations, vous pouvez ajouter d’autres techniques pour bien vérifier ce que vous n’avez pas tout à fait compris : « I didn’t get everything, can I check it with you ? » ou « I think I’ve missed something, could I read it back to you ? ».
Dans tous les cas, si vous rencontrez des difficultés lors des échanges en anglais par visioconférence, le « problème » n’est pas votre capacité en compréhension orale mais la qualité d’expression orale des autres intervenants. C’est aux anglophones qu’incombe la responsabilité d’assurer le bon déroulement d’une réunion en anglais. Osez donc prendre la parole et prendre la conversation en main en exigeant la clarté…et si vous souhaitez booster votre confiance pour s’exprimer en anglais, contactez English Apart !
